Meer
Publicatiedatum: 27-07-2020

Inhoud

Programma onderdelen

Programma 6 | Bestuur en dienstverlening

Programma 6 | Bestuur en dienstverlening

Voor de eerste keer is in onze gemeente een raadsprogramma en uitvoeringsprogramma vastgesteld voor de bestuursperiode 2018-2022. Hieraan toegevoegd is het coalitieprogramma 2018-2022 “Saemen an de slag”. Kenmerkend voor Ooststellingwerf is dat de gemeente open en transparant wil besturen richting zijn inwoners, bedrijven en maatschappelijke instellingen; vertrouwen en ruimte geven om hen eigen verantwoordelijkheid te laten nemen en initiatief te ontplooien. De faciliterende rol van ons als “eerste overheid” vraagt steeds meer aandacht. Dit houdt tevens in dat de gemeente continu de dienstverlening verbetert, zowel in kwaliteit als in begrijpelijkheid en toegankelijkheid. Verdere digitalisering staat het persoonlijke karakter van onze dienstverlening niet in de weg. “Ja mits” is hierbij altijd ons vertrekpunt.

 

Thema 6.1 Bestuur

Wat willen we bereiken

  • De regelgeving houden we kritisch tegen het licht.
  • We trekken gezamenlijk met u en het ambtelijk apparaat op bij alle onderwerpen, inclusief bijvoorbeeld bij de implementatie en uitvoering van de Omgevingswet.
  • We willen inzetten op minder regelgeving daar waar het niet effectief is, en daardoor meer verantwoordelijkheid neerleggen bij inwoners en bedrijven.
  • We willen de komende vier jaar de OWO samenwerking optimaliseren, met als doel efficiëntie en kwaliteit.
  • We willen de komende periode een inventarisatie en onderzoek naar de nut en noodzaak van bestaande, niet wettelijk verplichte gemeenschappelijke regelingen.
  • We willen staan voor een open en transparante gemeentelijke overheid die in samenspraak met inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties beleid ontwikkelt en uitvoert en initiatieven mogelijk maakt (zie Programma 4 – Participatie).
  • We hanteren het uitgangspunt dat we vertrouwen en ruimte willen geven aan inwoners, ondernemingen en maatschappelijke organisaties om zelf verantwoordelijkheden op zich te nemen (zie Programma 4 – Participatie).
  • We stimuleren en ondersteunen initiatieven uit de samenleving (zie Programma 4 – Fonds Ooststellingwerf).
  • We willen actief, in samenspraak met u en de ambtelijke organisatie, werken aan burger- en overheidsparticipatie (zie Programma 4 – Participatie).
  • We willen raadsvoorstellen met daarin verwerkt de bijbehorende context (raadsprogramma, beleid, moties, amendementen etc.).

 

Wat hebben we bereikt

  • We zijn in 2019 gestart op verdergaande ontwikkeling van de organisatie waarbij programmatisch werken, integraal werken en effectsturing thema’s zijn.
  • We zijn gestart met het werken aan capaciteit gekoppelde ambities en betrekken we de samenleving nog meer bij het ontwikkelen van beleid.


Meer samenwerking binnen de gemeente

We geven uitvoering aan de notitie 'Participatie in Ooststellingwerf, samen aan de slag! Hierin is nadrukkelijk aandacht voor de rol van de gemeenteraad vanuit de participatiegedachte.

OWO samenwerking
In 2019 zijn we gestart met ontwikkelen van een visie op de OWO samenwerking. Dit traject loopt verder in 2020. Ondertussen kijken we nadrukkelijk naar efficiency en kwaliteit van de samenwerking.

Raadsvoorstellen

  • Eind 2019 zijn we gestart met verandering van de raadsvoorstellen. Dit traject krijgt een vervolg in 2020.
  • We hebben de regelgeving tegen het licht gehouden in 2019.

Beleidsindicatoren

De formatie bestaat uit het begrote aantal formatieplaatsen op 1 januari 2019 per 1.000 inwoners. Bezetting is het aantal fte’s dat werkzaam is per 1.000 inwoners op 1 januari 2019 (formatie minus vacatureruimte).

 

Beleidsindicatoren thema Bestuur Eenheid Begroting 2019 Jaarrekening 2019
Formatie Fte per 1.000 inwoners 8,6 8,5
Bezetting Fte per 1.000 inwoners 8,0 8,0
2019

Wat hebben we daarvoor gedaan

We hebben uitgebreid dorpsgesprekken gevoerd met de inwoners. We hebben in de visie- en beleidsvorming onze inwoners nadrukkelijker betrokken.

Wat heeft de inwoner daarvan gemerkt

  • Inwoners merken dat de dienstverlening van de diverse OWO-afdelingen structureel op orde is
  • Inwoners merken dat ze in toenemende mate betrokken worden bij de beleidsvorming en uitvoering van het beleid van de gemeente.
  • Een soepelere functionerende en wendbare overheid.

Beleidskaders

Thema 6.2 Dienstverlening

Wat willen we bereiken

We willen dat de gemeentelijke dienstverlening voor iedereen goed begrijpelijk en toegankelijk is.

Wat hebben we bereikt

We hebben diensten digitaal beschikbaar gesteld voor onze inwoners en klanten. Denk aan: aangifte van geboorte en overlijden, huwelijk- en geregistreerd partnerschap, een verhuizing, vermissing van documenten en eigendommen, een aanvraag om een evenementenvergunning en het doorgeven van een wijziging van de bijstandsgegevens.

Vanaf januari 2020 publiceert de gemeente digitaal haar bekendmakingen. De bereikbaarheid is verbeterd door de inzet van chat, mail- en sociale media en het gebruik van een systeem voor terugbelnotities. Steeds meer meldingen over de openbare ruimte komen digitaal binnen en worden digitaal afgehandeld en teruggekoppeld naar de melder. Inwoners begrijpen onze communicatie steeds beter. Verder kunnen inwoners vanaf 2019, door het maken van een afspraak, direct door een deskundig ambtenaar worden geholpen waardoor ze sneller een duidelijk antwoord krijgen op hun vraag.

Wat hebben we daarvoor gedaan

Van bestaande systemen hebben we de mogelijkheden van het gebruik ervan beter benut. We hebben werkafspraken gemaakt over wie waarvoor verantwoordelijk is. Opleidingen aangeboden aan medewerkers om de benodigde systemen optimaler te kunnen benutten en om complexere vragen te kunnen beantwoorden.

We communiceren steeds vaker met het telefoonnummer 0516 – 566222. We hebben contact gelegd met de ‘direct duidelijk brigade’ van het ministerie van Binnenlandse Zaken voor het verbeteren en vereenvoudigen van brieven en folders. We hebben meer overzichten gemaakt van dienstverlening die we leveren en sturen daar actief op. De raad heeft een verordening digitaal publiceren vastgesteld waardoor de digitale publicatie, de juridisch geldende publicatie is.

We werken steeds meer met filmpjes om onze inwoners te informeren. We hebben een visie dienstverlening vastgesteld die de komende jaren leidend is voor de organisatie brede ontwikkelingen in het verbeteren van onze dienstverlening. We hebben het mogelijk gemaakt dat inwoners digitaal, telefonisch of via de balie een afspraak kunnen maken voor producten van Burgerzaken en voor het omgevingsloket.

Wat heeft de inwoner daarvan gemerkt

Betere bereikbaarheid, kortere lijnen, meer klantgerichte dienstverlening aan de balie, in het kcc en aan het omgevingsloket. Inwoners en klanten kunnen via de website met ons chatten. Er zijn kortere wachttijden aan de telefoon en aan de balie omdat meer mensen digitaal zelf hun zaken regelen. Inwoners krijgen actief bericht wanneer hun melding over de openbare ruimte is afgehandeld. Zij kunnen tevens aangeven hoe tevreden ze hierover zijn. Inwoners worden sneller teruggebeld wanneer er een terugbelnotitie is aangemaakt. Inwoners hebben minder contactmomenten met de gemeente gehad omdat brieven en folders duidelijker zijn. Inwoners kunnen zich abonneren op een digitale service, waardoor ze sneller informatie over bekendmakingen rechtstreeks via de mail krijgen toegezonden. Hierdoor zijn inwoners niet meer afhankelijk van de krant die wel of niet wordt bezorgd op hun adres. De inwoner kan makkelijker een afspraak maken met een ter zake kundig ambtenaar.

Beleidskaders

 

Thema 6.3 Financiën

Wat willen we bereiken

  • We willen de komende periode blijven sturen op een meerjarige, structurele en een reëel sluitende begroting.
  • We willen dat er een onderzoek plaatsvindt naar mogelijkheden voor lastenverlichting voor onze inwoners voor de komende periode.
  • We willen dat gemeentelijke tarieven in principe kostendekkend zijn.
  • We willen in de komende periode mogelijke financiële overschotten riolering, passend in de meerjarenprognose, terug laten vloeien naar de inwoner.
  • We willen in de komende periode het bestaande kwijtscheldingsbeleid continueren.
  • We willen het inkoopbeleid verduurzamen, bij voorkeur met lokale partners.

 

Wat hebben we bereikt

Begroting
We presenteren een reële begroting. De eerste twee jaarschijven van de begroting zijn structureel in evenwicht. Het is gewenst dat de laatste twee jaarschijven ook structureel in evenwicht zijn.

Lastenverlichting
We hebben in 2019 geen verder onderzoek verricht voor lastenverlichting. In de kaderbrief 2020-2023 hebben wij u geïnformeerd dat geen sprake is van een meerjarige begroting die reëel in evenwicht en sluitend is. Als gevolg hiervan zijn bezuinigingsmaatregelen getroffen die consequenties hebben voor de lasten van onze inwoners en bedrijven. Het uitvoeren van een onderzoek naar lastenverlichting is daarom op dit moment niet aan de orde.

Tarieven 
De tarieven voor producten zijn kostendekkend. De legestarieven voor de omgevingsvergunningen zijn vastgesteld op 75% tot en met 2019. Voor 2020-2023 onderzoeken we wat de gevolgen zijn van een 100% kostendekkend tarief.

Riolering
In 2019 hebben we gewerkt aan een nieuw Gemeentelijk Rioleringsplan (GRP) 2020-2024. Als er in de komende raadsperiode financiële overschotten zijn binnen het GRP, en passend in de meerjarenprognose, vloeien die terug naar de inwoner. Als binnen het GRP blijkt dat er middelen nodig zijn voor nieuw beleid bijvoorbeeld CO2 neutraal maken van de waterketen en /of het aanpakken van regenwateroverlast ten gevolge van klimaatveranderingen, komen we met voorstellen.  

Kwijtschelding
Basis voor ons kwijtscheldingsbeleid is de Uitvoeringsregeling van de Invorderingswet 1990. De inkomenstoets is 100% bijstandsnorm.

Duurzaam inkopen
Het door de OWO-gemeenten ondertekende (december 2017) manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen is, gezamenlijk met onze OWO-partners, in een plan van aanpak uitgewerkt. 

Deelneming: N.V. Bank Nederlandse gemeenten (BNG)
De BNG verstrekt tegen lage tarieven krediet aan Nederlandse overheden. Daarmee speelt de bank een essentiële rol in de financiering van gewenste maatschappelijke investeringen. In 2019 hebben we onze leningenportefeuille (gedeeltelijk) geherfinancierd.

Beleidsindicatoren

Apparaatskosten zijn alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie (o.a. loonkosten, ICT, huisvesting, facilitair etc.). Onder overhead verstaan we alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.

Het werkelijke percentage inhuur wijkt af van de begroting doordat gedurende een jaar inhuur wordt gepleegd als gevolg van bijvoorbeeld ziekte, piekopvang of operationele keuze. Dit gebeurt door dekking met bestaande budgetten.

Beleidsindicatoren thema Financiën Eenheid Begroting 2019 Jaarrekening 2019
Apparaatskosten In euro´s per inwoner 736 783
Externe inhuur Kosten als % van totale loonsom + totale kosten inhuur externen 2,0% 14,3%
Overhead % van totale lasten 12,2% 12,3%
2019

Wat hebben we daarvoor gedaan

Begroting
We hebben in november 2018 een reële begroting 2019-2022 gepresenteerd die structureel in evenwicht is. 

Lastenverlichting
Er is geen nader onderzoek uitgevoerd. Zie 'wat hebben we bereikt' onder het kopje begroting.

Tarieven 
De tarieven voor producten zijn kostendekkend. De legestarieven voor de omgevingsvergunningen zijn tot en met 2019 vastgesteld op 75%. We hebben in november 2018 de legesverordening met tarieven voor 2019 aan u voorgelegd ter vaststelling.

Riolering
In 2019 hebben we gewerkt aan een nieuw Gemeentelijk Rioleringsplan (GRP) 2020-2024. We hebben in november 2018 de riooltarieven 2019 aan u voorgelegd ter vaststelling. U heeft besloten voor 2019 geen indexering toe te passen.

Kwijtschelding
Basis voor ons kwijtscheldingsbeleid is de Uitvoeringsregeling van de Invorderingswet 1990. De inkomenstoets is 100% bijstandsnorm.

Duurzaam inkopen
Het manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen werken is, gezamenlijk met onze OWO-partners, in een plan van aanpak uitgewerkt. 

Deelneming: N.V. Bank Nederlandse gemeenten (BNG)
In 2019 hebben we onze leningenportefeuille (gedeeltelijk) geherfinancierd.

Wat heeft de inwoner daarvan gemerkt

  • Een financieel gezonde gemeente.
  • Onze financiën zijn voor iedereen te bekijken.
  • Onze belastingen, diensten en producten zijn betaalbaar.

 

Beleidskaders

Toelichting belangrijkste afwijkingen programma 6

Wat heeft het gekost

x € 1.000
Wat heeft het ons gekost? Rekening Primitieve Actuele Rekening Verschil
2018 Begroting Begroting 2019
Saldo van baten en lasten
Lasten
6.1 Thema Bestuur -1.824 -1.426 -1.679 -2.216 - 537 N
6.2 Thema Dienstverlening -359 -297 -820 -360 459 V
6.3 Thema Financiën -21.238 -21.537 -23.268 -22.746 522 V
Totaal Lasten -23.420 -23.259 -25.767 -25.323 444 V
Baten
6.1 Thema Bestuur 76 - 55 117 62 V
6.2 Thema Dienstverlening 792 696 1.221 1.212 - 9 N
6.3 Thema Financiën 51.286 50.031 51.324 51.559 235 V
Totaal Baten 52.154 50.726 52.600 52.888 288 V
Saldo van baten en lasten 28.734 27.467 26.833 27.565 732 V
Mutatie reserves
Toevoegingen -2.597 - -840 -849 - 9 N
Onttrekkingen 823 350 871 637 - 234 N
Mutatie reserves -1.774 350 31 -212 - 243 N
Resultaat 26.960 27.817 26.864 27.353 489 V

Tabel belangrijkste afwijkingen

x € 1.000
Belangrijkste afwijkingen Programma 6 Verschil
College B&W - 573 N
Samenwerking 45 V
Algemene reserve, samenwerking - 45 N
Raad 51 V
Omgevingsvergunningen 456 V
Advies en ondersteuning 45 V
Algemene overheadkosten 36 V
Reserve organisatie-ontwikkelingen - 36 N
Organisatorische kostenplaatsen en OWO kostenplaatsen 506 V
Reserve Sociaal Domein - 60 N
Algemene reserve, ondersteuning werkgelegenheid/leefbaarheid - 34 N
Belastingen en wet WOZ 51 V
Algemene uitkering 219 V
Onvoorzien 29 V
Nagekomen/buitengewone posten - 89 N
Kapitaalreserve - 65 N
Overige kleine afwijkingen - 47 N
Totaal afwijkingen 489 V

Toelichting belangrijkste afwijkingen

Thema 6.1 Bestuur
College B&W, nadeel € 573.000
Een voordeel van € 55.000, betreft ingehouden pensioenpremies en 3e jaar ww-trekkingsrechten. Dit totaal bedrag betreft het saldo van de inhoudingen van voorgaande jaren. Voor het pensioen en wachtgeld zijn wij als gemeente zelf verantwoordelijk. De inhoudingen zijn per abuis niet verrekend in de exploitatie. De dotatie aan de voorzieningen 'lopende pensioenverplichtingen bestuurders' en 'pensioenverplichting voormalige wethouders en huidige wethouders' is € 616.000* hoger dan begroot. Dit heeft te maken met de veel lagere rekenrente waar mee moet worden gerekend (0,29% in plaats van 1,577% wat in 2018 gold).

Samenwerking, voordeel € 45.000
Het restantbudget OWO-samenwerking wordt doorgeschoven naar 2020, omdat de verplichtingen over het jaar 2019 lopen.

Algemene reserve, nadeel € 45.000
Lagere onttrekking in verband met het doorschuiven van het restantbudget, zie hiervoor.

Raad, voordeel € 51.000
Lagere vergoedingen raad, voordeel € 33.000. Hiervoor zijn een aantal oorzaken: voordeel fractie-ondersteuning € 10.000, in 2019 is de terugbetaalde vergoeding over 2018 verantwoord. Dit bedrag is net zo hoog als het verstrekte voorschot over 2019. Per 1 januari 2019 is de nieuwe Verordening rechtpositie Raads- en commissieleden Ooststellingwerf in werking getreden. Een onderdeel hiervan is dat er nu ook recht is op een reiskostenvergoeding voor ‘reizen’ binnen de gemeente. Er is zeer beperkt gebruik gemaakt van de mogelijkheid, voordeel € 10.000. Ook is op grond van de nieuwe rechtspositieregeling de vergoeding voor het gebruik van informatie- en communicatievoorzieningen gewijzigd, voordeel € 7.500. Verder zijn er voordelen bij de presentiegelden € 6.000, automatisering € 7.000 en opleidingen € 5.000.

Thema 6.2 Thema Dienstverlening
Omgevingsvergunningen, voordeel € 456.000
De begrote dotatie van € 500.000* aan de voorziening omgevingsvergunningen is niet gerealiseerd (voordeel) omdat het project waarvoor deze voorziening is gevormd in fases wordt uitgevoerd. Daardoor is in 2019 ook maar een deel van de begrote opbrengst ontvangen (nadeel). Daarnaast zijn er nog een aantal grote aanvragen (bouwkosten > € 1 miljoen) geweest, die wij bij het opstellen van de begroting niet hadden verwacht, dit zorgt voor een voordeel.

Thema 6.3 Financiën
Advies en ondersteuning, voordeel € 45.000
Bij de begroting 2019 is € 45.000 beschikbaar gesteld voor het onderzoeken van de informatiebehoefte, wat er van de huidige informatievoorziening wordt gevonden en wat er beter kan. Dit allemaal in het kader van de Visie Sociaal Domein. 2019 heeft in het teken gestaan van het komen tot een Visie. Het onderzoek voor de communicatiestrategie begint in 2020. Dit zorgt voor een lagere onttrekking in 2019 uit de reserve sociaal domein. Zie programma 3. 

Algemene overheadkosten, voordeel € 36.000
Een tweetal verplichtingen is door ziekte en afkeuring naar achteren geschoven. Gevolg is een lagere onttrekking uit de reserve organisatieontwikkelingen.

Reserve Organisatieontwikkelingen, nadeel € 36.000
Zie hiervoor bij algemene overheadkosten.

Organisatorische kostenplaatsen en OWO kostenplaatsen, voordeel € 506.000

  • Projectondersteuning werkgelegenheid en leefbaarheid, voordeel € 34.000. Het project loopt tot en met 2020, de onttrekking uit de algemene reserve wordt lager.
  • Bij de OWO-kostenplaatsen is er een voordeel van € 113.000. Deze afwijking is vooral het gevolg van het later invullen van vacatures. Bij de afdeling Beheer & Registratie is er sprake van een structureel voordeel van € 50.000 op personele kosten Backoffice Sociaal Domein. Dit komt doordat werkzaamheden efficiënter worden uitgevoerd mede als gevolg van automatisering.
  • Het resultaat op de organisatorische kostenplaatsen is € 292.000 voordelig. Dit betreft het Gebiedsteam. Het voordeel op de materiële kosten van het Gebiedsteam is € 76.000, dit komt door dat er geen grote Sociale Recherche-zaken waren in 2019. Het aantal zaken varieert enorm per jaar. En de beschikbare middelen voor herinrichting zijn niet besteed (€ 60.000), dit zorgt voor een lagere onttrekking aan de reserve sociaal domein. Het budget is nodig in 2020 als gevolg van de vaststelling van de Visie op Samenleven en doorontwikkeling gebiedsteam. Bij de personeelsgerelateerde kosten is er een voordeel van € 216.000. Een groot deel (€ 208.000) heeft betrekking op beschikbare middelen voor de bouw en uitvoeringscapaciteit van het Gebiedsteam uit eerdere jaren. De bouw van het team is voltooid, de middelen zijn niet meer nodig.  
  • Regie Visie Sociaal Domein, voordeel € 66.500. komt als voordeel in de reserve sociaal domein terug in programma 3. 


Reserve sociaal domein, nadeel € 60.000*
Lagere onttrekking voor middelen herinrichting, zie hiervoor bovenstaande verklaringen. De middelen voor de herinrichting wordt doorgeschoven naar 2020. 

Algemene reserve, nadeel € 34.000
Lagere lasten bij projectondersteuning werkgelegenheid en leefbaarheid betekent een lagere onttrekking.

Belastingen en Wet WOZ, voordeel € 51.000
De baten OZB zijn € 28.000 hoger mede als gevolg van een verandering in de systematiek van de berekening van de areaalopbrengsten waar in 2019 beperkt rekening mee is gehouden. Daarnaast zijn er minder lasten gemaakt voor de uitvoering wet WOZ gebruikersoppervlakte, € 32.000. De taxaties van woningen dienen uiterlijk in 2022 op basis van de gebruiksoppervlakte uitgevoerd te worden. In 2019 is gestart met de uitvoering. De uitvoering is later gestart dan gepland waardoor de kosten lager zijn. 

Algemene uitkering, voordeel € 219.000
Verrekening algemene uitkering eerdere jaren, nadeel € 21.000. Het gevolg van de decembercirculaire 2019 is € 160.000 positief (inclusief ontvangen klimaatmiddelen € 237.000), dit kon niet meer in de begroting worden gewijzigd. Ook is er een voordeel van € 80.000 door verschil in de gehanteerde maatstaven.

Onvoorzien, voordeel € 29.000
Het budget is tweemaal in 2019 aangesproken. Dit is geweest voor subsidie Stichting de Kortsluiting en viering 75 jaar vrijheid.

Nagekomen/buitengewone posten, nadeel € 89.000
De dotatie aan de voorziening oninbare debiteuren is € 89.000, dit is berekend volgens de vastgelegde systematiek.

Kapitaalreserve, nadeel € 65.000
Verschillende investeringen worden gedekt via reserves. Op basis van onze financiële verordening moeten bepaalde investeringen worden geactiveerd. De afschrijving van deze investeringen worden dan gedekt door de Kapitaalreserve. Bij de begroting was rekening gehouden met de volgende investeringen: Masterplan Oosterwolde, Sportcomplex Waskemeer en Haerenkwartier. De afschrijving begint als de investering klaar is. Dit is nu nog niet het geval. 


* Maakt onderdeel uit van de incidentele baten en lasten.