Programma 6 | Bestuur en dienstverlening

• Het college zet in op sturing van de organisatie vanuit de principes:
  - Programmatisch werken
  - Integrale advisering
  - Sturing op effecten
  - Voortdurende afstemming tussen ambitie en capaciteit
• We trekken gezamenlijk met u en de ambtelijke organisatie op bij alle onderwerpen.
• We willen inzetten op minder regelgeving daar waar het niet effectief is en daardoor meer verantwoordelijkheid neerleggen bij inwoners en bedrijven.
• We willen de OWO-samenwerking optimaliseren, met als doel efficiëntie en kwaliteit.
• We willen staan voor een open en transparante gemeentelijke overheid die in samenspraak met inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties beleid ontwikkelt en uitvoert en initiatieven mogelijk maakt.
• We hanteren het uitgangspunt dat we vertrouwen en ruimte willen geven aan inwoners, ondernemingen en maatschappelijke organisaties om zelf verantwoordelijkheden op zich te nemen.
• We stimuleren en ondersteunen initiatieven uit de samenleving.
• We willen actief, in samenspraak met u en de ambtelijke organisatie, werken aan burger- en overheidsparticipatie.
• We willen goed leesbare raadsvoorstellen met daarin verwerkt de bijbehorende context (raadsprogramma, beleid, moties, amendementen etc.).
• We organiseren in maart 2022 de gemeenteraadsverkiezingen.
  
  

De formatie bestaat uit het begrote aantal formatieplaatsen op 1 januari 2022 per 1.000 inwoners. Bezetting is het aantal fte’s dat werkzaam is per 1.000 inwoners op 1 januari 2022 (formatie minus vacatureruimte).

• De projecten van de Ontwikkelagenda Fit voor de Toekomst die voor 2022 gepland stonden zijn afgerond of gestart. Voor meer details hierover zie de paragraaf bedrijfsvoering.
• De ontwikkeling van programmatisch werken is voortgezet in 2022 waarbij het accent lag op de rol en plek van de programmamanager in de organisatie. Als gevolg daarvan is de positionering van de programmamanager gewijzigd.   
• De uitvoering van de keuzes uit het heroverwegingsproces met effecten op de formatie is komen te vervallen, omdat de bezuiniging op de formatie bij de begrotingsbehandeling is geschrapt.
• Inwoners en andere belanghebbenden worden steeds beter en vaker betrokken bij onderwerpen die hen aan gaan (inwonersparticipatie).
• Er zijn diverse maatschappelijke initiatieven mogelijk gemaakt, onder andere via Het Fonds (zie thema 4.5).
• De kwaliteit van de raadsvoorstellen is verbeterd, maar blijft een continu aandachtspunt door wisseling van bezetting en instroom van nieuwe medewerkers.
• De implementatie van de visie op de OWO-samenwerking was een belangrijk agendapunt in het afgelopen jaar. Voor meer details zie paragraaf 10.
  
  

• In 2022 hebben we de ontwikkelagenda Fit voor de Toekomst gemaakt op basis van de adviezen uit de organisatiescan. De uitvoering vindt gespreid plaats in de komende jaren.
• In 2022 hebben leden van ons (online) inwonerspanel (waarin ongeveer 1000 inwoners meedoen) regelmatig hun mening gegeven over een actueel onderwerp zodat we ons beleid hier beter op af kunnen stemmen.
• Op diverse andere manieren en op diverse momenten hebben we de mening van inwoners en andere belanghebbenden gevraagd over nieuw beleid, evaluatie van beleid of concrete initiatieven en projecten. Denk aan quests and chats met jongeren, enquêtes en inloopbijeenkomsten.
• Eind 2022 is de nieuwe Burgerpeiling verspreid onder volwassen inwoners. Hierin staan vragen over allerlei onderwerpen die gaan over bijvoorbeeld de ontmoetingsmogelijkheden en de activiteiten in de dorpen, maar ook over (geld)zorgen en vrijwilligerswerk. De resultaten zijn in februari 2023 beschikbaar.
• De voorbereidingen voor nieuw beleid op het terrein van inwonersparticipatie zijn gestart. Eind 2022 is hierover een thema-avond verzorgd.
• We hebben meegedacht en -geholpen om maatschappelijke initiatieven mogelijk te maken. Onder andere door inzet van onze dorpencoördinatoren, de opbouwwerkers van Scala en Het Fonds (4.5).
• Om de kwaliteit van de raadsvoorstellen te borgen hebben we ambassadeurs opgeleid die medewerkers kunnen begeleiden bij het opstellen van voorstellen en meten we periodiek hoe u de kwaliteit van de voorstellen waardeert.
• In december 2022 kwam de OWO-klankbordgroep voor het eerst bij elkaar.
  
  

Opvang Oekraïense vluchtelingen
Met een beroep op het staatsnoodrecht zijn de burgemeesters in Nederland vanaf 1 april 2022 verplicht de opvang van Oekraïense vluchtelingen (ontheemden) te organiseren. Burgemeesters moeten in hun gemeente zorgen voor fatsoenlijke opvang, registratie in de Basisregistratie Personen, leefgeld, onderwijs en zorg. Door de gemeente Ooststellingwerf is hierop snel gehandeld. We creëerden een centrale opvang in hotel Appelscha waar we 53 ontheemden opvangen. In het najaar van 2022 is een tweede (tijdelijke) centrale opvang gecreëerd in RCN de Roggeberg in Appelscha. Op deze locatie kunnen 72 ontheemden worden opgevangen. Daarnaast worden door particulieren ook ontheemden opgevangen. De gemeente moet ook deze groep registreren en voor hen leefgeld, onderwijs en zorg organiseren. De kosten die door de gemeente worden gemaakt worden door het Rijk gecompenseerd vanuit de Bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne. 

• De inwoners merken dat de gemeente hen regelmatig vraagt om hun mening over actuele onderwerpen.
• De inwoners merken dat de gemeente hen zo goed mogelijk ondersteunt als zij een maatschappelijk initiatief willen starten.
• De inwoner merkt dat we een benaderbare lokale overheid zijn die weet wat er speelt en oplossingen biedt die ertoe doen.

• Strategische samenwerking OWO-gemeenten
• Bestuursovereenkomst OWO
• Rapportage evaluatie OWO-samenwerking
• Visiedocument Ooststellingwerf (2016)
  
  

We bieden goede, menselijke en open (digitale) dienstverlening, waarbij iedere medewerker het verschil maakt. Het programma dienstverlening is erop gericht uiterlijk in 2024 onderstaande te bereiken:

• De klant is tevreden over de dienstverlening (minimaal een 7,5 in 2024).
• We voldoen aan de vereisten van het VN-verdrag.
• We richten processen in vanuit de klantketen.
• We handelen 90% af binnen de servicenorm.
• We hebben 30% minder onnodige telefonische contacten.
• We hebben een integraal klantbeeld (omnichannel dienstverlening).
• We voldoen aan wet- en regelgeving.
• 80% van onze dienstverlening is mogelijk via MijnOoststellingwerf (zowel voor inwoners als bedrijven).
  
  

We hebben onderzoek gedaan naar de telefonische bereikbaarheid van de organisatie. Ook hebben we onderzoek gedaan naar bereikbaarheid van het kanaal: e-mail. We hebben deze resultaten met de gehele organisatie gedeeld. In 2023 zetten we het onderzoek voort. Waar aanleiding tot verbetering is zullen we deze doorvoeren in onze dienstverlening. 

Informatievoorziening in de publiekshal naar de inwoners is verbeterd. Zowel fysiek als op afstand. Sinds we op afspraak werken is de informatievoorziening een stuk beter. Inwoners kunnen zich goed voorbereiden op hun afspraak omdat wij vooraf een duidelijke informatiemail sturen. Inwoners die zonder afspraak binnenkomen worden ook nog steeds geholpen.

We werken aan een integraal klantbeeld. Hierdoor kunnen wij onze dienstverlening optimaliseren. 

We volgen de regels van het VN-verdrag. 

Doordat minstens 80% van al onze diensten digitaal kan neemt het fysieke bezoek af. De dienstverlening verschuift van fysiek naar digitaal contact. We zien dit effect niet terug bij onze telefonische dienstverlening. Het bezoek wat nog wel langs komt bij de balie betreft complexe(re) zaken. Oorzaak hiervan zit vaak in toenemende druk van wet- en regelgeving. Privacy en identiteit waren afgelopen jaar belangrijke onderwerpen die veel aandacht vragen. 

• Een objectief bereikbaarheidsonderzoek laten uitvoeren door een onderzoeksbureau (Telan).
• We hebben de informatievoorziening beter gemaakt in samenspraak met alle leveranciers.
• We investeren in scholing van al onze medewerkers.
• We hebben werkprocessen aangepast zodat deze voldoen aan de nieuwste wet- en regelgeving. Privacy en identiteit zijn steeds belangrijker hierin. 

• Informatievoorziening is goed. Dit komt onder andere door het werken op afspraak. Wij geven onze inwoners vooraf informatie op maat.
• Bereikbaarheid van alle afdelingen is verbeterd dankzij het bereikbaarheidsonderzoek. Servicelevel van het KCC is 95%.
• Doordat wij nog meer aandacht besteden aan het opleiden van de medewerkers merken onze inwoners dat wij extra professioneel omgaan met hun vragen.
  
  

• Visie Dienstverlening in Ooststellingwerf (augustus 2019)
• Programmaplan en uitvoeringsprogramma dienstverlening (juni 2020)
  
  

• We willen de komende periode blijven sturen op een meerjarige, structurele en een reëel sluitende begroting.
• We willen dat gemeentelijke tarieven in principe kostendekkend zijn.
• We willen in de komende periode mogelijke financiële overschotten riolering, passend in de meerjarenprognose, terug laten vloeien naar de inwoner.
• We willen in de komende periode het bestaande kwijtscheldingsbeleid continueren.
  
  

• Het meerjarenperspectief is positief.
• De gemeentelijke tarieven zijn in principe kostendekkend.
• In december 2022 is een nieuwe verordening kwijtschelding door de raad vastgesteld, waarbij de maximale wettelijke ruimte is genomen.
  
  

Apparaatskosten zijn alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie (o.a. loonkosten, ICT, huisvesting, facilitair etc.). Onder overhead verstaan we alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.

• Ook in het afgelopen jaar hebben we weer een begroting opgesteld die in evenwicht is, hierin is ook het collegeakkoord verwerkt. Hoewel het financieel perspectief er voor de komende jaren goed uit ziet, blijft er onzekerheid bestaan over het 'ravijn' vanaf 2026. Daarnaast hebben stijgende prijzen invloed op ons financieel perspectief. 
• We hebben de afgelopen periode veel voorbereidingen getroffen voor een geactualiseerde nota leges. Door uitstel van de omgevingswet en de wet kwaliteitsborging was het echter niet mogelijk om de nota leges al volledig te herzien. 
• Voor de afvalstoffenheffing groeien we steeds meer naar een tarief waarbij geen onttrekking uit de reserve meer nodig is. 
  
  

Deelneming: N.V. Bank Nederlandse gemeenten (BNG)
De BNG verstrekt tegen lage tarieven krediet aan Nederlandse overheden. Daarmee speelt de bank een essentiële rol in de financiering van gewenste maatschappelijke investeringen.

• Een financieel gezonde gemeente.
• Onze financiën zijn voor iedereen te bekijken.
• Onze belastingen, diensten en producten zijn betaalbaar.

• Financiële verordening 2020 (art 212)
• Controleverordening 2019 (art. 213 Gemeentewet)
• Doelmatigheid- en doeltreffendheidsverordening 2017 (art. 213a Gemeentewet)

In onderstaand overzicht lichten we afwijkingen > € 25.000 toe.

Thema 6.1 Bestuur
Algemeen bestuur, nadeel € 99.000
Op grond van circulaires zijn de raadsvergoedingen aangepast, deze aanpassingen zijn niet in de raming van 2022 verwerkt, nadeel € 21.000. Daarnaast zijn er extra kosten gemaakt voor afscheid oude raad en inwerking nieuwe raad. Wegens het vertrek van de griffier in 2022 is er inhuur gepleegd, nadeel € 35.000. Ook is de afrekening 2021 van de rekenkamercommissie in 2022 verantwoord, nadeel € 9.000.

Dagelijks bestuur, voordeel € 250.000*
Vrijval van de voorzieningen lopende pensioenverplichtingen voormalige bestuurders en pensioenverplichtingen voormalige en huidige wethouders voor totaal € 250.000. De rekenrente is verhoogd van 0,528% naar 2,472% en er is ook rekening gehouden met 11,96% voor indexatie.

Thema 6.3 Financiën
Huisvesting, voordeel € 128.000
Lagere afschrijvingslasten van € 66.000 doordat geplande vervangingen inventaris/meubilair niet zijn uitgevoerd in 2022. Dit is uitgesteld in verband met een Europese aanbesteding. Uitvoering vindt plaats in 2023 en 2024. Als het project Hybride werken is uitgevoerd wordt er een nieuw aanschaf- en vervangingsschema opgesteld. Voor de herinrichting Gebiedsteam is het budget van € 60.000 niet uitgegeven. Dit houdt verband met de verhuizing naar het gemeentehuis in 2023. Dit betekent ook een lagere onttrekking aan de reserve sociaal domein.

Reserve sociaal domein, nadeel € 60.000*
Het budget voor de herinrichting is niet uitgegeven, dus lagere onttrekking. Zie hiervoor.

Advies en ondersteuning, nadeel € 6.000
Het budget voor generatiegericht maatwerk is hier verantwoord, de lasten staan bij de afdelingskostenplaatsen, voordeel € 30.000. En er is een voordeel van € 21.000 bij de vorming- en opleidingsbudget voor organisatie brede opleidingen. Er wordt een voorziening voor het verlofsparen gevormd (verplichting BBV), de dotatie hiervan is € 57.000*.

Automatisering, voordeel € 42.000
Dit voordeel komt vooral doordat niet het volledige investeringsniveau in owo-verband conform de planning is gehaald, hierdoor zijn er lagere afschrijvingslasten.

Algemene overheadkosten, voordeel € 83.000
Centrale personeelsbudgetten voor vervanging wegens zwangerschap-, ouderschapsverlof, ondernemingsraad en knelpunten staan hier opgenomen. De werkelijke lasten zijn bij de organisatorische kostenplaatsen vermeld.

Saldo financieringsfunctie, nadeel € 214.000
Hogere ontvangen rente € 44.000, dit is grotendeels een gevolg van de ontvangen rente voor schatkistbankieren. Met ingang van het derde kwartaal vergoedt het rijk nu rente over de tegoeden. Nadeel van € 263.000 bij de toegerekende rente. Het betreft hier een nadeel, maar bij de programma’s is het een voordeel. Het heeft dus geen resultaatconsequentie.

Organisatorische kostenplaatsen en OWO-kostenplaatsen, voordeel € 55.000

• Voor een aantal specifieke zaken zoals projectleider taskforce bouwen, concerncontrol, subsidie-onderzoek en accommodatiebeleid zijn budgetten beschikbaar die worden gedekt door een bijdrage uit de algemene reserve. Hier zijn de lasten € 151.000 lager. Dit betekent ook een lagere onttrekking uit de reserve.
• Per saldo is er een voordeel van € 294.000 bij de organisatorische kostenplaatsen. Het grootste voordeel zit bij de loon/inhuur. Mede door de moeilijke arbeidsmarkt is het niet altijd mogelijk om vacatures gelijk op te vullen door vast personeel dan wel door inhuur.
• Verder zijn er inhuurkosten gemaakt voor hulp/ondersteuning vluchtelingen uit Oekraïne, nadeel € 109.000. Deze kosten worden gecompenseerd door de rijksbijdrage, deze is in programma 1 verantwoord.
• Bij de OWO-kostenplaatsen is er een nadeel van € 130.000. Zoals al gemeld bij de rapportages was er sprake van ziekteverzuim. Daarnaast zijn er ook extra lasten geweest voor de voorbereiding in owo-verband van de invoering van de omgevingswet.

Algemene reserve, nadeel € 151.000
Lagere onttrekking. Zie hierboven bij organisatorische kostenplaatsen.

Belastingen en Wet WOZ, nadeel € 59.000
Lagere opbrengsten ozb € 45.000. Wegens verminderingen van woz-waarden bijvoorbeeld als gevolg van bezwaren is de opbrengst lager. De opbrengst forensenbelasting is € 4.000 lager dan geraamd. En de vergoeding als gevolg van invorderingsmaatregelen zijn € 10.000 lager.

Deelnemingen/dividend, voordeel € 58.000
In het jaar 2022 wordt het ontvangen dividend over het jaar 2021 verantwoord. Het betreft het ontvangen dividend van NV Fryslân Miljeu. Voor een groot deel is dit te danken aan een incidenteel resultaat gerealiseerd in 2021.

Algemene uitkering, voordeel € 2.547.000
Ontvangen verrekeningen eerdere jaren, € 296.000 voordeel. De gevolgen van de september- en de decembercirculaire 2022 zijn niet via een begrotingswijziging verwerkt in de begroting 2022. De financiële gevolgen van beide circulaires zijn € 2.251.000 positief. Dit is via mededelingen aan u gecommuniceerd.

Nagekomen/buitengewone posten, voordeel € 58.000
Bij de jaarrekening 2020 hebben we een nog te betalen post meegenomen voor de gevolgen van het onjuiste BTW-onderdeel bij het Biosintrum, Bosbergtoren en Afvalfonds. Inmiddels is dit verrekend met de fiscus. Onderdeel van de verrekening met de fiscus was ook het onderzoek naar het gebruik van de juiste compensabele BTW-codes de afgelopen jaren. Per saldo betekent dit een deel van de opgenomen nog te betalen post (€ 73.000) kan vrijvallen. En de dotatie aan de voorziening oninbare debiteuren € 10.000 is hier verantwoord.

Algemene reserve, nadeel € 449.000*
Bij de septembercirculaire 2022 zijn middelen (€ 449.000) ontvangen voor de invoering van de omgevingswet. In de mededeling aan de raad hierover is aangegeven dat deze middelen worden toegevoegd aan de reeds beschikbare middelen omgevingswet en dat dit loopt via de algemene reserve. 

Algemene reserve, nadeel € 74.000*
Wet kwaliteitsborging bouw: ook hiervoor zijn middelen (€ 74.000) bij de septembercirculaire 2022 ontvangen. Hetzelfde geldt hier als bij het punt omgevingswet hiervoor. Het bedrag is toegevoegd aan de algemene reserve. 

Reserve monumenten, nadeel € 16.000
Er is in 2022 € 7.000 aan subsidie monumenten uitgekeerd. Het budget bedraagt € 25.000. Van het resterende budget van € 18.127 wordt € 16.000 toegevoegd aan de reserve monumenten. Na toevoeging bedraagt de reserve € 100.000. Dit is conform uw besluit van 15 december 2020.

Corona, voordeel € 685.000

• De lasten voor verkiezingen waren € 77.000 hoger door corona. 
• Er is in programma 1 € 268.000 aan lasten verantwoord voor corona, dat is hier een voordeel. 
• Het resterende voordeel is € 494.000. € 260.000 hebben we in 2022 via de circulaires ontvangen en € 234.000 lagere onttrekking aan de algemene reserve. In het initiatiefvoorstel deel B is in de raadsvergadering van 20 december 2022 besloten vanuit deze beschikbare coronamiddelen € 400.000 in te zetten om geen OZB te heffen voor gebruikers niet-woningen (€ 265.000) voor belastingjaar 2023 en om het tarief rioolheffing Gebruikersdeel niet-Woningen 0 tot en met 200m3 waterverbruik per jaar (€ 135.000) voor het belastingjaar 2023 te verlagen naar € 0.

Algemene reserve, nadeel € 234.000*
In de algemene reserve was € 596.000 beschikbaar voor coronagerelateerde lasten. Hiervan wordt in 2022 € 362.000 onttrokken. Het resterende saldo blijft in de algemene reserve. Per saldo is € 400.000 beschikbaar in de algemene reserve voor de belastingverlaging in 2023, zie hierboven. 

* Maakt onderdeel uit van de incidentele baten en lasten.