Programma 6 | Bestuur en dienstverlening

• Het college zet in op sturing van de organisatie vanuit de principes:
  - Programmatisch werken
  - Integrale advisering
  - Sturing op effecten
  - Voortdurende afstemming tussen ambitie en capaciteit
• We trekken gezamenlijk met u en de ambtelijke organisatie op bij alle onderwerpen.
• We willen inzetten op minder regelgeving daar waar het niet effectief is en daardoor meer verantwoordelijkheid neerleggen bij inwoners en bedrijven.
• We willen de OWO-samenwerking optimaliseren, met als doel efficiëntie en kwaliteit.
• We willen staan voor een open en transparante gemeentelijke overheid die in samenspraak met inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties beleid ontwikkelt en uitvoert en initiatieven mogelijk maakt (zie Programma 4 – Participatie).
• We hanteren het uitgangspunt dat we vertrouwen en ruimte willen geven aan inwoners, ondernemingen en maatschappelijke organisaties om zelf verantwoordelijkheden op zich te nemen (zie Programma 4 – Participatie).
• We stimuleren en ondersteunen initiatieven uit de samenleving (zie Programma 4 – Fonds Ooststellingwerf).
• We willen actief, in samenspraak met u en de ambtelijke organisatie, werken aan burger- en overheidsparticipatie (zie Programma 4 – Participatie).
• We willen goed leesbare raadsvoorstellen met daarin verwerkt de bijbehorende context (raadsprogramma, beleid, moties, amendementen etc.).
  
  

Het afgelopen jaar is er gewerkt aan de ontwikkeling van programmamanagement en integraal werken. Die ontwikkeling is nog steeds gaande. De programma's zijn bemenst en komen goed op gang. Het zal tijd kosten om het programmamanagement te ontwikkelen en zo in te bedden in de organisatie dat het maximaal rendement oplevert.

De kwaliteit van de voorstellen waaronder het schetsen van context staat centraal in het project Rake voorstellen. De sjablonen zijn onder de loep genomen en er zijn trainingen georganiseerd voor medewerkers. Het doel is zo te komen tot een betere ondersteuningsvormenondersteuning van het besluitvormingstraject. De ambtelijke voorbereidingen voor het tweede gedeelte van het project zijn afgerond. Het komende jaar wordt de raad hierbij betrokken.

We hebben hard gewerkt aan de kwaliteit en compleetheid van de Lange termijn Agenda (LTA). Via de raadsupdate worden ambitie, capaciteit en tijdpad op elkaar afgestemd. Hierdoor moet het gemakkelijker worden vooruit te kijken en capaciteit te plannen.

Via de raadsupdate wordt u regelmatig op de hoogte gehouden van de stand van zaken met betrekking tot corona vanuit de werkgroep.

Participatie is ingewikkelder in deze periode van corona. Ondanks dat is het toch gelukt om tijdens corona bijeenkomsten voor inwoners en bedrijven te organiseren. Het Fonds loopt nog.

Het OWO-visiedocument waarin de richting wordt bepaald voor de toekomst van de samenwerking is gereed en is aan u voorgelegd.

De formatie bestaat uit het begrote aantal formatieplaatsen op 1 januari 2020 per 1.000 inwoners. Bezetting is het aantal fte’s dat werkzaam is per 1.000 inwoners op 1 januari 2020 (formatie minus vacatureruimte).

Onder invloed van de coronacrisis was het noodzakelijk de normale manier van werken aan te passen en zoveel mogelijk digitaal en online te laten verlopen. Het is gelukt om projecten zoveel mogelijk binnen de tijd af te ronden. Dit heeft wel geleid tot een hoge werkdruk bij medewerkers.

Inwoners hebben gemerkt dat de uitwerking en uitvoering van projecten tot stand is gekomen. Dat zie je terug in een aantal projecten zoals bijvoorbeeld in het Haerenkwartier. Bovendien hebben inwoners die een beroep moesten doen op coronaregelingen, zoals de TOZO maar ook voor het onderwijs en voor ondernemers, gemerkt dat de gemeentelijke organisatie flexibel is en haar uiterste best doet ondersteuning te bieden in deze moeilijke situatie.

• Strategische samenwerking OWO gemeenten
• Bestuursovereenkomst OWO
• Rapportage evaluatie OWO samenwerking
• Visiedocument Ooststellingwerf (2016)

De inwoner (klant) staat centraal in onze dienstverlening en ervaart de gemeente als één organisatie. De organisatie is toegankelijk en de medewerkers zijn deskundig en betrokken. Hierbij ervaart de klant de toegankelijkheid, deskundigheid en betrokkenheid van de medewerker. De klant vindt zoveel mogelijk zelf zijn (digitale) weg en krijgt ondersteuning waar nodig. De klant ervaart een duidelijk, transparant en efficiënt proces. De klant is tevreden over de dienstverlening (minimaal een 7,5 bij de volgende meting burgerpeiling).

We hebben onze dienstverlening vanwege de coronapandemie aangepast. Wij hebben hier het belang van de bereikbaarheid van het gemeentehuis/'de gemeente' steeds als zéér belangrijk gemarkeerd. Ook de gezondheid van de medewerkers en bezoekers staat hoog in het vaandel. Er is een constante afweging gemaakt tussen een goede continuering van de dienstverlening en de gezondheid van medewerkers en bezoekers. Hierbij hebben wij de richtlijnen van de Rijksoverheid opgevolgd. Wij zijn altijd telefonisch bereikbaar geweest en hebben de dienstverlening aan de balie zoveel mogelijk door laten gaan door middel van een afsprakensysteem. Met het afsprakensysteem konden wij sturen op de hoeveelheid bezoekers die zich tegelijkertijd in het gemeentehuis bevonden. We hebben bij elke noodgedwongen maatregel gekeken hoe we de inwoner (klant/cliënt) centraal konden stellen en toegankelijk konden blijven voor al onze inwoners. Voor de zomervakantie 2021 komt er een stand van zaken naar de gemeenteraad, er wordt dan teruggekomen op de reeds lopende burgerpeiling.

• De website is getoetst op toegankelijkheid en er is een toegankelijkheidsverklaring opgesteld. 
• De informatie over het Gebiedsteam is op de website van de gemeente gezet, dit om de vindbaarheid te vergroten en alle informatie te centraliseren. https://www.ooststellingwerf.nl/gebiedsteam. 
• Er is gestart met permanent klantonderzoek bij het Gebiedsteam (onderdelen WMO en Jeugd)
• Er is gestart met volledig werken op afspraak. 
• Er is een uitvoeringsprogramma dienstverlening opgesteld en een start gemaakt met eerste projecten:
  • Project Direct Duidelijk. Doel hiervan is dat de gehele organisatie duidelijke en heldere taal gaat gebruiken (B1). 
  • Burgerpeiling uitgevoerd en hierbij inclusiepanel betrokken. 
  • Inwonerspanel. 
  • Social Media strategie.
  • Kanaalstrategie. De strategie moet helpen om de klantcontactkanalen efficiënter in te zetten.
  • Doorontwikkeling MijnOoststellingwerf 
  • Implementatie Wet Open Overheid.
  • Bekendmakingen digitaal beschikbaar en communicatie daarover verbeterd.
  • We hebben steeds beter inzicht in onze klantcontacten en kanalen. 
    
    

• De inwoner heeft gemerkt dat wij bij de balie beter voorbereid te werk kunnen gaan, omdat wij momenteel uitsluitend op afspraak werken. Wanneer wij een bijzondere afspraak zien in het afsprakensysteem kunnen wij van te voren contact opnemen met onze inwoner om de zaken voor alle partijen te verduidelijken. Op deze manier denken wij mee met onze inwoners. 
• Ondanks corona zijn wij toegankelijk gebleven voor iedereen die wat geregeld wilde hebben met de gemeente. Zoveel mogelijk via de digitale weg. Via telefoon/chat en mail hebben wij minder digitaal vaardige inwoners ondersteuning geboden om toch zaken digitaal te kunnen regelen.
• Vrijwel alle producten en diensten zijn volledig digitaal te regelen. 
• Het Gebiedsteam is voor inwoners met hulpvragen beter te vinden.
• De website is toegankelijker gemaakt, de informatie is overzichtelijk weergegeven en voor het Gebiedsteam zijn ondersteunend iconen toegevoegd. 
• De inwoner wordt meer betrokken bij de te maken beleid/keuzes van de gemeente (inclusiepanel en inwonerspanel). 

• Kwaliteitshandvest Gemeentelijke Dienstverlening
• Visie Dienstverlening in Ooststellingwerf 2019-2022 versie 2.0
• Programmaplan Dienstverlening Ooststellingwerf
• Uitvoeringsprogramma Dienstverlening 2020-2024

• We willen de komende periode blijven sturen op een meerjarige, structurele en een reëel sluitende begroting.
• We willen dat gemeentelijke tarieven in principe kostendekkend zijn.
• We willen in de komende periode mogelijke financiële overschotten riolering, passend in de meerjarenprognose, terug laten vloeien naar de inwoner.
• We willen in de komende periode het bestaande kwijtscheldingsbeleid continueren.
• We willen het inkoopbeleid verduurzamen, bij voorkeur met lokale partners.
  
  

• De begroting 2020 was door 'Samen Waarmaken' structureel en reëel in evenwicht. In 2020 is de begroting voor 2021 vastgesteld. Voor 2021 is deze reëel en structureel in evenwicht, voor de jaren daarna ligt er een opgave. 
• De gemeentelijke tarieven zijn in principe kostendekkend. In 2020 is de nota leges 2021 vastgesteld waarin de gemiddelde kostendekkendheid van de leges voor titel 1, 2 en 3 (Algemene Dienstverlening, Fysieke leefomgeving/omgevingsvergunningen en Europese dienstenrichtlijn) lager zijn dan 100%.
• In 2020 is het nieuwe GRP 2020-2024 vastgesteld. In 2021 is er een eenmalige korting op het tarief rioolheffing ten laste van de rioleringsreserve. 
• De basis voor ons kwijtscheldingsbeleid is de Uitvoeringsregeling van de Invorderingswet 1990. De inkomenstoets is 100% bijstandsnorm.
• We werken vanuit het plan van aanpak 'Maatschappelijk Verantwoord Inkopen'. 
  
  

Apparaatskosten zijn alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie (o.a. loonkosten, ICT, huisvesting, facilitair etc.). Onder overhead verstaan we alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.

Het werkelijke percentage inhuur wijkt af van de begroting doordat gedurende een jaar inhuur wordt gepleegd als gevolg van bijvoorbeeld ziekte, piekopvang of operationele keuze. Dit gebeurt door dekking met bestaande budgetten.

Begroting en 'Samen Waarmaken'
We hebben in november 2019 een reële begroting gepresenteerd. Door het vaststellen van het dekkingsplan 'Samen Waarmaken' werd deze structureel sluitend. De gemeentelijke belastingen en heffingen worden trendmatig verhoogd. De OZB-opbrengsten zijn met 3% verhoogd en in 2020 met 1,5% geïndexeerd. Er worden meer lasten toegerekend aan de rioolheffing (vanaf 2020) en afvalstoffenheffing (vanaf 2023) en we heffen leges voor principeverzoeken. De forensenbelasting wordt stapsgewijs verhoogd. Daarnaast is bij 'Samen Waarmaken' ingestemd met het verhogen van de toeristenbelasting vanaf 2021 naar € 1,40 per persoon per overnachting (en daarnaast met jaarlijkse indexatie van € 0,05). In de raadsvergadering van 30 maart 2021 is besloten om een tariefdifferentiatie toe te passen op de toeristenbelasting.

De Programmabegroting 2021-2024 is in november 2020 vastgesteld. De laatste jaarschijven hiervan zijn niet structureel in evenwicht. Daarom heeft de raad bij de Kaderbrief 2021 ingestemd met het starten van een heroverwegingsproces.

Tarieven
De tarieven voor producten zijn kostendekkend. In november 2020 is door de raad de nota leges 2021 vastgesteld. 

Riolering
In 2020 is het nieuwe Gemeentelijk Rioleringsplan (GRP) vastgesteld. Er is toen besloten om het saldo van de rioleringsreserve van € 219.000 in 2021 in te zetten om een eenmalige korting op de rioolheffing te geven.

Deelneming: N.V. Bank Nederlandse gemeenten (BNG)
De BNG verstrekt tegen lage tarieven krediet aan Nederlandse overheden. Daarmee speelt de bank een essentiële rol in de financiering van gewenste maatschappelijke investeringen.

• Een financieel gezonde gemeente.
• Onze financiën zijn voor iedereen te bekijken.
• Onze belastingen, diensten en producten zijn betaalbaar.
  
  

• Financiële verordening 2020 (art 212 Gemeentewet)
• Controleverordening 2019 (art. 213 Gemeentewet)
• Doelmatigheid- en doeltreffendheidsverordening 2017 (art. 213a Gemeentewet)

In onderstaand overzicht lichten we afwijkingen > € 25.000 toe.

Thema 6.1 Bestuur
Algemeen bestuur, voordeel € 44.000
Voordeel van € 14.000 bij de accountantskosten, de verhoging van de lasten na de nieuwe aanbesteding is ingegaan per medio van het jaar. Lagere personeelslasten griffie voordeel € 17.000 door o.a. ontvangen detacheringsvergoeding. Bij de raad zijn er € 13.000 lagere algemene lasten zoals de reguliere automatiseringslasten en vorming en opleiding.

College B&W, nadeel € 164.000
De dotatie aan de voorzieningen lopende pensioenverplichtingen bestuurders en pensioenverplichting voormalige wethouders is € 190.000 hoger dan geraamd. Dit heeft te maken met een lagere rekenrente en het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd van een voormalig wethouder. Er is een voordeel van € 26.000 bij wachtgeld voormalige wethouders, inkomsten zijn verrekend met de uitkering.

Samenwerking, voordeel € 45.000
Het incidentele budget van € 45.000 is niet nodig geweest. Zie ook bij algemene reserve.

Algemene reserve, nadeel € 45.000
Lagere onttrekking omdat het budget niet uitgegeven. Het budget valt vrij in de algemene reserve.

Thema 6.2 Dienstverlening
Omgevingsvergunningen, voordeel € 82.000
In de laatste maanden van 2020 zijn er grotere vergunningen afgegeven dan bij de najaarsrapportage 2020 was voorzien.

Monumenten, voordeel € 33.000
Dit komt door lagere lasten voor het opstellen van de Kerkenvisie. Bij de budgetoverheveling van 2019 naar 2020 waren de lasten hoger ingeschat.

Thema 6.3 Financiën
Huisvesting, voordeel € 30.000
Lagere afschrijvingslasten van € 30.000 doordat bepaalde geplande vervangingen inventaris/meubilair niet zijn uitgevoerd. Gezien de omstandigheden is daar een pas op de plaats gemaakt.

Advies en ondersteuning, voordeel € 30.000
Voor de communicatiestrategie is € 15.000 ingezet. Het restant (voordeel) van € 30.000 wordt in 2021 gebruikt voor het maken van een communicatiestrategie voor de Visie op Samenleven en het profileren van het Gebiedsteam. Zie ook bij programma 3 reserve sociaal domein.

Algemene overheadkosten, voordeel € 83.000
Centrale personeelsbudgetten voor vervanging wegens zwangerschap-, ouderschapsverlof, ondernemingsraad en knelpunten staan hier opgenomen. De werkelijke lasten zijn bij de organisatorische kostenplaatsen vermeld.

Saldo financieringsfunctie, voordeel € 31.000
Hogere ontvangen rente € 15.000, bij de begroting is gerekend met een verkeerd rentepercentage. Hogere toegerekende rente € 16.000, is hier een voordeel en bij de programma’s een nadeel.

Organisatorische kostenplaatsen en OWO-kostenplaatsen, voordeel € 356.000

• Projectondersteuning werkgelegenheid en leefbaarheid, voordeel 87.000*. Het restantbudget wordt in 2021 o.a. ingezet voor het project Rake voorstellen. Zie ook hieronder bij algemene reserve.
• Bij de OWO-kostenplaatsen is er per saldo een voordeel van € 65.000. Dit is o.a. het gevolg van het later invullen van vacatures.
• Het resultaat op de organisatorische kostenplaatsen is € 204.000 voordelig. Bij de personeelslasten is er een voordeel van € 123.000. Bij de begrotingsbehandeling van 2020 is er een incidenteel budget beschikbaar gesteld voor onderzoek subsidioloog, openbare ruimte en accommodatiebeleid. Het restantbudget van € 21.000 wordt doorgeschoven naar 2021 en wordt gebruikt voor onderzoek naar versobering openbare ruimte (zie ook hieronder bij algemene reserve). Het budget voor herinrichting gebiedsteam is niet uitgegeven, voordeel € 60.000. In 2021 wordt verdere uitvoering gegeven aan de doorontwikkeling en hiervoor wordt dit budget ingezet. Zie ook hieronder bij reserve sociaal domein.

Reserve sociaal domein, nadeel € 60.000
Lagere onttrekking voor middelen herinrichting, zie hiervoor.

Algemene reserve, nadeel € 108.000*
Lagere lasten bij projectondersteuning werkgelegenheid en leefbaarheid en het onderzoek subsidioloog/accommodatiebeleid en versobering openbare ruimte betekent een lagere onttrekking van totaal € 108.000*.

Belastingen en Wet WOZ, nadeel € 31.000
Voor het project WOZ-waarde van inhoud naar oppervlakte is € 31.000 meer uitgegeven. De dekking van de hogere uitgave is het voordeel bij de OWO-kostenplaatsen.

Algemene uitkering, voordeel € 225.000
Verrekening algemene uitkering eerdere jaren, nadeel € 17.000. De gevolgen van de september- en decembercirculaire 2020 zijn, buiten het corona-compensatiepakket gepubliceerd bij de septembercirculaire 2020, niet verwerkt in de begroting, voordeel totaal € 292.000. En daarnaast is er nog een nadelig verschil van € 50.000 als gevolg van de gehanteerde maatstaven.

Nagekomen/buitengewone posten, nadeel € 223.000
De dotatie aan de voorziening oninbare debiteuren is € 82.000, dit is berekend volgens de vastgestelde systematiek. In 2020 is een nog te betalen post opgenomen voor te betalen heffingsrente ad € 141.000*. Het gaat hier om een drietal zaken (Afvalfonds, Bosbergtoren en Biosintrum) waar het verkeerde onderdeel btw is gebruikt. Dit is gegaan via de compensabele btw, terwijl het via de ondernemersbtw had moeten gaan. Dit betekent dat dit moet worden gecorrigeerd en dat heeft tot gevolg dat er heffingsrente in rekening wordt gebracht. De correctie die plaats gaat vinden is met ingang van 2016.

Kapitaalreserve, nadeel € 256.000
Er is besloten dat een aantal investeringen gedekt worden via reserves. Op basis van de voorschriften en de financiële verordening moeten nu bepaalde investeringen worden geactiveerd. Na gereedkoming van de investering wordt begonnen met afschrijven. Op dat moment wordt de dekking uit de specifieke reserve overgeboekt naar de kapitaalreserve. Uit de kapitaalreserve wordt dan de afschrijving gedekt. In 2020 is begonnen met afschrijven voor de investeringen Masterplan Oosterwolde en Kuipenstreek. Dit betekent ook dat er voor Kuipenstreek € 251.500 vanuit de algemene reserve naar de kapitaalreserve is overgeboekt en voor het Masterplan Oosterwolde € 1.150.377 vanuit de reserve grondexploitatie naar de kapitaalreserve (zijn beide balansmutaties).

Corona, voordeel € 1.314.000

• Algemeen bestuur, nadeel van € 6.000 totaal. Een nadeel van € 20.000 voor preventieschermen en kosten digitaal vergaderen (software en ondersteuning) en een voordeel van € 14.000 voor lagere opleidingslasten.
• Overige leges, nadeel € 9.000 door lagere ontvangen leges. Dit komt doordat er vanwege corona nauwelijks evenementenvergunningen en drank- en horecavergunningen zijn afgegeven.
• Huisvesting, voordeel van € 43.000 totaal. Een nadeel van € 14.000 door kosten voor beschermingsmiddelen en een voordeel van € 57.000 bijvoorbeeld als gevolg van lagere kantinelasten en bureau- en kopieerkosten.
• Advies en ondersteuning, voordeel van € 78.000 totaal. Een nadeel van € 17.000 door extra communicatiekosten en een voordeel van 95.000 door minder HR-gerelateerde uitgaven. Dat komt vooral doordat er minder kosten zijn gemaakt voor organisatiebrede opleidingen/workshops i.v.m. de coronacrisis.
• Organisatorische kostenplaatsen, voordeel € 198.000. Voor het uitvoeren van de Tozo-regeling hebben we recht op € 234.000 voor de uitvoeringskosten. In 2020 hebben we de uitvoering opgelost met eigen personeel. Dit wordt betrokken bij de compensatie voor de coronacrisis. Er zijn minder kosten gemaakt voor opleidingen, reis- en verblijfkosten (€ 84.000 voordeel). Dit houdt verband met de coronacrisis. Verscheidene opleidingstrajecten zijn niet doorgegaan. In verband met de coronacrisis is er voor € 120.000 extra aan personeel ingehuurd dan wel uren uitgebreid.
• Algemene uitkering, voordeel € 136.000. De compensatie van de eerste twee corona-compensatiepakketten bedraag totaal € 874.000. Bij de decembercirculaire 2020 is daar € 136.000 bijgekomen.
• Nog te bestemmen posten, voordeel € 874.000. Op deze post is de ontvangen corona-compensatie verantwoord als last. De corona-uitgaven staan functioneel verantwoord bij de programma’s. Conform de afspraak zal het restantbudget bij de bestemming van het resultaat worden betrokken.

* Maakt onderdeel uit van de incidentele baten en lasten.