Nota reserves en voorzieningen

Verloop reserves en voorzieningen
Het belangrijkste doel van de nota reserves en voorzieningen 2020 is het herijken van de reserves en voorzieningen. De nota is bij uitstek een kaderstellend instrument voor u. Het doel van de nota is immers het bepalen en vaststellen van de kaders rondom de reserves en voorzieningen. De nota moet de uitgangspunten voor de te vormen reserves en voorzieningen helder maken, de scheiding tussen reserves en voorzieningen consequent doorvoeren en bevoegdheden waar nodig definiëren. Dit alles uiteraard in het kader van de BBV-regelgeving. Voor het opstellen van de nota reserves en voorzieningen en het daaraan gekoppelde verloop van de reserves en voorzieningen zijn uitgangspunten benoemd. Deze uitgangspunten zijn nodig om ervoor te zorgen dat de beoordeling van de reserves en voorzieningen eenduidig wordt uitgevoerd. Het college heeft de uitgangspunten vastgesteld, zoals hieronder weergegeven.

Argumenten
Voor een transparante, éénduidige verwerking van reserves en voorzieningen zijn onderstaande uitgangspunten van belang. Hierbij is rekening gehouden met bestaande nota’s over reserves en voorzieningen, BBV-regelgeving en nieuwe inzichten. De uitgangspunten zijn onderverdeeld in een drietal categorieën namelijk: bevoegdheden college/raad, verloop reserves en voorzieningen en voorwaarden die van toepassing zijn bij de uitvoering van een correcte beoordeling reserves en voorzieningen.

Bevoegdheden

1. Vorming en opheffing van reserves en voorzieningen vindt plaats met expliciete toestemming van de raad. Daarbij wordt onder meer vastgelegd: het doel, de reden, functie, minimum en maximum hoogte, periode, wijze van voeding, bestedingsraming en budgethouder.
2. De raad heeft de bevoegdheid tot het wijzigen van een bestemming van een reserve.
3. De raad stelt door middel van vaststelling van de begroting de jaarlijkse toevoegingen en onttrekkingen van de reserves en voorzieningen vast. Binnen dit kader kan het college op grond van de noodzakelijke onderbouwing aanwendingen doen.
4. De raad kan de bestemming van een (bestemmings-)reserve wijzigen. Bij een voorziening kan de raad de bestemming niet zonder meer wijzigen. Veelal liggen er wettelijke verplichtingen (BBV-wetgeving) aan een voorziening ten grondslag.
5. De verantwoordelijkheid van de aanwending van voorzieningen ligt bij het college.

Verloop

1. Jaarlijks, ten tijde van de opstelling van de jaarrekening, vindt er een evaluatie van bestemmingsreserves en voorzieningen plaats. Reserves en voorzieningen met een specifiek doel of een concrete aflooptermijn waarbij de realisatie uitblijft, worden heroverwogen.
2. De nota reserves en voorzieningen geeft de raad de mogelijkheid van integrale afweging bij resultaatbestemming.
3. De nota reserves en voorzieningen moet een beter inzicht opleveren in de samenhang tussen de exploitatie enerzijds en de reserves en voorzieningen anderzijds. Vermeden moet worden dat het verschil tussen resultaat voor en na bestemming sterk afwijkt. Ter bevordering van de transparantie is het noodzakelijk om meer baten en lasten in het resultaat voor bestemming te begroten en te verantwoorden.
4. Aan alle onderhoudsvoorzieningen moeten beheersplannen ten grondslag liggen. Deze beheersplannen (t.b.v. onderhoud) moeten minimaal eens in de 4 jaar geactualiseerd worden. De (deel-)PVM-ers stellen de beheersplannen op. Indien er geen beheersplan aanwezig is, is er volgens de BBV-regels geen sprake van een voorziening, maar van een reserve. Daarbij wordt het geld “geparkeerd” in een bestemmingsreserve en is dus nog steeds beschikbaar.

Voorwaarden

1. Negatieve reserves en voorzieningen zijn niet toegestaan.
2. Overschrijdingen van lasten in het kader van de begrotingsonrechtmatigheid zijn relevant zodra deze overschrijdingen van de lasten op het totale programma veroorzaken. De raad is verplicht hierover een begrotingswijziging vast te stellen.
3. Op een investering met een economisch en maatschappelijk nut moet volgens de BBV-voorschriften altijd worden afgeschreven. Er moet ‘bruto’ geactiveerd worden. De bestemmingsreserves kunnen hierbij gebruikt worden als dekkingsmiddel voor de jaarlijkse kapitaalslasten.
4. Er vindt geen rentetoerekening plaats aan voorzieningen en reserves, met uitzondering van in de BBV voorgeschreven mogelijkheden (bijv. voorzieningen die op basis van contante waarde zijn berekend).
5. Het onderscheid tussen een reserve en een voorziening is in overeenstemming met de regelgeving opgenomen in het BBV. De BBV regelgeving wordt hierbij gevolgd.
6. Indien gebruik wordt gemaakt van een egalisatiereserve moet worden voldaan aan kostendekkendheid. Per egalisatiereserve zal een minimumbedrag en een maximum bedrag genoemd moeten worden, indien de raad daarover besloten heeft. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het hanteren van een maximale omvang van de reserve dat een bepaald percentage bedraagt van de geraamde opbrengst.
7. De omvang van de reservepositie die aangehouden wordt past bij de risico’s, schaalgrootte en ambitieniveau van de gemeente en maakt onderdeel uit van de weerstandscapaciteit.
8. De algemene reserve en de algemene reserve grondexploitatie worden jaarlijks aangevuld/afgeroomd, waarbij het weerstandsvermogen van zodanige omvang is dat (on)verwachte risico’s en (niet) kwantificeerbare verliezen kunnen worden opgevangen.
9. Vrijgevallen bedragen door herschikking van reserves en voorzieningen worden toegevoegd aan de algemene reserve.
10. Voorzieningen worden onafhankelijk van het resultaat gevormd.
11. Aan de vorming, aanwending en opheffing van reserves en voorzieningen moet een bestendige gedragslijn ten grondslag liggen. De onderbouwing van de reserves en voorzieningen kunnen niet jaarlijks een 100% andere invalshoek hebben; d.w.z. een ander doel krijgen.
12. Behaalde resultaten bij verkoop van gemeentelijke eigendommen, die niet zijn opgenomen in de grondexploitatie, vallen vrij ten gunste van de algemene reserve dan wel worden ten laste van de algemene reserve gebracht (bij boekverlies).
13. Reserves beneden de € 25.000 worden niet gevormd.
14. Het bedrag boven het maximale saldo van de algemene reserve wordt aangewend voor het op peil brengen van de bestemmingsreserves.

Waardering voorzieningen
Voorzieningen bestaande risico's (art 44 1b)
Hieronder vallen de voorzieningen voor oninbare debiteuren (algemeen en SozaWe).

De voorziening wordt als volgt gevormd:
Belastingdebiteuren:
- Ouder dan 2 jaar: 80% oninbaar
- Tussen 1 en 2 jaar: 50% oninbaar
- Ouder dan 6 maanden: 10% oninbaar
Voor de overige vorderingen wordt een voorziening gevormd op basis van beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden.

Bij SoZaWe vindt deze beoordeling per debiteur plaats met uitzondering van debiteuren met een saldo < € 1.500 en vorderingen waarvan de vordering is ontstaan in het lopende boekjaar en vorderingen waarvan er een ontvangst heeft plaatsgevonden in het lopende boekjaar. Voor posten > € 50.000 gelden de uitzonderingen niet, deze worden meegenomen in de beoordeling. Naast de individuele bepaling geldt dat de vorderingen WWB voor 75% als oninbaar worden beschouwd.

Voorziening bestaande risico's (art 44 1c)
Hieronder vallen de onderhoudsvoorzieningen. De hoogte van de voorzieningen worden bepaald aan de hand van de aanwezige (meerjarige) onderhoudsplannen.

Voorziening m.b.t. van derden verkregen middelen (art 44.2)
Hieronder valt de voorziening riolering. De hoogte wordt bepaald aan de hand van het (vastgestelde) gemeentelijke rioleringsplan.

Voorziening arbeidskosten gerelateerde verplichtingen
Hieronder vallen de voorzieningen van de lopende pensioenverplichtingen (oftewel de voorziening van de (oud)bestuurders die een pensioenuitkering krijgen) en die van de verwachte pensioenverplichtingen voor voormalige en huidige wethouders (oftewel de voorziening van de (oud) bestuurders die de pensioengerechtigde leeftijd nog niet hebben bereikt). Deze voorzieningen worden bepaald aan de hand van actuariële berekeningen van RAET.

Uitvoering
In samenwerking tussen de PVM-ers (= productverantwoordelijke medewerkers) en financieel consulenten van het cluster planning en control zijn de reserves en de voorzieningen voor 2020 en voor 2021-2024 beoordeeld. Bij de beoordeling is rekening gehouden met de door het college vastgestelde uitgangspunten.

Bij de jaarlijkse beoordeling van de reserves en voorzieningen is het noodzakelijk om te inventariseren of de hoogte van de reserve in overeenstemming is met de door de raad bepaalde bestemming. Op deze manier wordt inzichtelijk of de gewenste omvang van de reserves in relatie is tot het gewenste bestaande beleid. De uitkomsten van de beoordeling 2020 en 2021-2024 worden meegenomen bij de kaderbrief 2022-2025. Bij de behandeling van de kaderbrief kunnen wensen en prioriteiten afgezet worden tegen eventuele overschotten binnen het eigen vermogen (reserves).

Gevolgen beoordeling reserves en voorzieningen jaarrekening 2020
Als uitgangspunt voor de beoordeling reserves en voorzieningen jaarrekening 2020 is de eindstand van de reserves en voorzieningen in de jaarrekening 2019 genomen. De beoordeling 2020 heeft de volgende resultaten opgeleverd: In 2020 is de buffer van de algemene reserve grondexploitatie € 2,033 miljoen te hoog, dit bedrag valt daarom vrij en maakt onderdeel uit van het exploitatieresultaat.

Verder heeft de beoordeling van de reserves en voorzieningen de volgende instellingen/opheffingen voor de reserves, voorzieningen en schulden tot gevolg: het vormen van 1 voorziening (Voorziening Onderhoud MFS de Boekebeam). De jaarlijkse dotatie aan deze voorziening is € 16.000. Daarnaast is de dotatie aan de voorziening onderhoud sportaccommodaties 3 B's aangepast. De dotatie was € 30.000 en wordt vanaf 2021 verhoogd naar € 35.000.

Sinds de gewijzigde BBV-regelgeving per 2010 over reserves heeft de raad de bevoegdheid om onttrekkingen en toevoegingen tot en met 31 december van het betreffende boekjaar met tijdige begrotingswijzigingen te autoriseren. 

Bij de programmabegroting 2020-2024 zijn door de raad de toevoegingen en onttrekkingen 2020 vastgesteld. Deze hoeven in feite niet nogmaals te worden vastgesteld, maar om duidelijkheid te verstrekken over de mutaties van de komende jaren worden ze wel bij de beslispunten genoemd. Afwijkingen tussen begroting en realisatie moeten wel middels deze nota worden vastgesteld.

Bij de programmabegroting 2020-2024 reeds door de raad vastgestelde dotaties en aanwendingen 2020 hoeven in feite niet nogmaals te worden vastgesteld. Om duidelijkheid te verstrekken over de mutaties van de komende jaren worden ze wel bij de beslispunten genoemd. Afwijkingen tussen begroting en realisatie moeten wel middels deze nota worden vastgesteld.